Privacyverklaring

Concept. Deze verklaring is nog niet definitief. Voor livegang worden bedrijfsgegevens, gebruikte leveranciers, cookies en analytics ingevuld.

Laatst bijgewerkt: [datum]

AI Ontzorgers vindt het belangrijk zorgvuldig om te gaan met persoonsgegevens. In deze privacyverklaring leggen we uit welke persoonsgegevens we via onze website en dienstverlening verwerken, waarom we dat doen, hoe lang we gegevens bewaren en welke rechten je hebt.

1. Wie is verantwoordelijk voor je persoonsgegevens?

De verwerkingsverantwoordelijke is [juridische bedrijfsnaam], handelend onder de naam AI Ontzorgers.

• Adres: [adres]
• KvK-nummer: [KvK-nummer]
• E-mail: [privacy- of contactadres]

Heb je een vraag over deze privacyverklaring of over hoe wij met persoonsgegevens omgaan? Neem dan contact met ons op via bovenstaand e-mailadres.

2. Welke persoonsgegevens verwerken we?

Afhankelijk van hoe je onze website gebruikt, kunnen we onder andere deze gegevens verwerken:

• voor- en achternaam;
• zakelijk e-mailadres;
• bedrijfsnaam;
• telefoonnummer, als je dat zelf verstrekt;
• de inhoud van een contactaanvraag;
• afspraken en correspondentie met ons;
• antwoorden in de AI Quickscan, als die aan je contactgegevens worden gekoppeld;
• informatie over je organisatie en werkzaamheden die je zelf aan ons verstrekt;
• technische gegevens zoals IP-adres, browsertype, apparaat- en serverloggegevens, voor zover onze website of hostingomgeving die verwerkt;
• cookie- en analysegegevens, als wij daarvoor toepassingen gebruiken en dit wettelijk is toegestaan.

We vragen je via openbare formulieren geen bijzondere persoonsgegevens met ons te delen, zoals medische gegevens of informatie over religie, tenzij daar voor een specifieke dienstverlening een duidelijke noodzaak en een passende juridische basis voor bestaat.

3. AI Quickscan

Onze AI Quickscan geeft je een eerste indicatie van mogelijke AI-kansen in je organisatie. Je kunt de kernuitkomst bekijken zonder eerst je naam of e-mailadres in te vullen.

Vraag je daarna om je resultaat of actieplan per e-mail, dan vragen we je naam, je e-mailadres en je bedrijfsnaam. Je antwoorden op de scan worden dan aan deze gegevens gekoppeld, zodat we het gevraagde resultaat kunnen sturen en, als dat past, je aanvraag kunnen opvolgen.

De uitkomst van de Quickscan is een indicatie. De scan neemt geen besluiten met juridische of vergelijkbaar ingrijpende gevolgen voor jou. De automatische scoring rangschikt alleen mogelijke toepassingen. Je antwoorden en gegevens worden daarbij niet naar een externe AI-dienst gestuurd.

4. Waarvoor gebruiken we persoonsgegevens?

Quickscanresultaten versturen

Als je vraagt om je Quickscanresultaat of actieplan te ontvangen, gebruiken we je gegevens om dat verzoek uit te voeren en met je te communiceren over de uitkomst.

Contactaanvragen beantwoorden

Als je contact met ons opneemt, gebruiken we de verstrekte gegevens om je vraag te beantwoorden en het contact af te handelen.

Kennismakingen en offertes

Als je interesse hebt in onze dienstverlening, verwerken we gegevens om een kennismaking te plannen, je wensen te bespreken, een voorstel of offerte op te stellen en stappen te zetten richting een mogelijke overeenkomst.

Uitvoering van opdrachten

Als je klant wordt, gebruiken we persoonsgegevens voor de uitvoering en administratie van onze overeenkomst, communicatie, projectmanagement en facturatie.

Zakelijke opvolging

Als je zelf een zakelijke aanvraag bij ons hebt gedaan, kunnen we relevante contactgegevens een beperkte periode bewaren om die aanvraag en een mogelijk vervolg zorgvuldig op te volgen. We gebruiken je gegevens niet onbeperkt voor marketing omdat je ooit een Quickscan hebt gedaan of een vraag hebt gesteld.

Marketingcommunicatie

Bieden we in de toekomst bijvoorbeeld een nieuwsbrief aan, dan sturen we die alleen als daar een geldige grondslag voor is. Waar toestemming nodig is, vragen we die apart. Je kunt een gegeven toestemming altijd intrekken.

Beveiliging en functioneren van de website

Technische gegevens kunnen worden verwerkt om de website goed te laten werken, misbruik tegen te gaan, beveiligingsincidenten te onderzoeken en technische problemen op te lossen.

5. Op welke grondslagen verwerken we persoonsgegevens?

Uitvoering van een overeenkomst of stappen daarvoor

Vraag je ons om een kennismaking, offerte of andere concrete dienstverlening, dan kan verwerking nodig zijn om op jouw verzoek stappen te zetten voorafgaand aan een overeenkomst, of om een bestaande overeenkomst uit te voeren.

Gerechtvaardigd belang

Voor bepaalde zakelijke verwerkingen, zoals redelijke opvolging van een door jou gestarte zakelijke aanvraag, beveiliging en het goed functioneren van onze onderneming, kunnen we ons baseren op een gerechtvaardigd belang. We beoordelen dan of de verwerking noodzakelijk is en wegen ons belang af tegen jouw privacybelangen.

Toestemming

Als een verwerking toestemming vereist, bijvoorbeeld voor bepaalde marketingcommunicatie of niet-noodzakelijke cookies, vragen we die apart. Je kunt toestemming altijd intrekken. Dat verandert niets aan de rechtmatigheid van verwerking die vóór het intrekken heeft plaatsgevonden.

Wettelijke verplichting

Sommige gegevens moeten we bewaren of verwerken omdat de wet dat vereist, bijvoorbeeld bepaalde gegevens in onze financiële administratie.

6. Hoe lang bewaren we persoonsgegevens?

We bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, tenzij een wettelijke bewaarplicht een langere termijn vereist.

Potentiële klanten en leads

Gegevens uit een Quickscan, contactaanvraag, kennismaking of andere zakelijke interesse bewaren we maximaal 12 maanden na het laatste inhoudelijke contact, als daar geen klantrelatie uit ontstaat. Geef je aan geen verder contact te willen, dan verwijderen of anonimiseren we de gegevens eerder, voor zover we ze niet om een andere geldige reden moeten bewaren.

Klanten en projecten

Project- en klantgegevens bewaren we zolang dat nodig is voor de uitvoering van de overeenkomst, en een redelijke periode daarna voor bijvoorbeeld service, geschillen of het kunnen reconstrueren van gemaakte afspraken.

Financiële administratie

Gegevens die onderdeel zijn van onze financiële administratie bewaren we gedurende de wettelijke bewaartermijn.

Marketingtoestemming

Gebruiken we gegevens op basis van toestemming voor marketing, dan stoppen we daarmee zodra je de toestemming intrekt. We kunnen een minimale registratie bewaren, zodat je daarna niet per ongeluk opnieuw dezelfde communicatie ontvangt.

Technische logs

Technische en beveiligingslogs bewaren we niet langer dan nodig voor beveiliging, probleemoplossing en het voorkomen van misbruik, tenzij een incident aanleiding geeft tot langere bewaring.

7. Met wie delen we persoonsgegevens?

We verkopen je persoonsgegevens niet. We kunnen persoonsgegevens delen met partijen die ons helpen onze website en dienstverlening uit te voeren, bijvoorbeeld:

• hosting- en infrastructuurleveranciers;
• e-mailproviders;
• CRM- of projectmanagementsoftware;
• boekhoud- en administratiediensten;
• analyticsleveranciers, als die worden gebruikt;
• IT- en beveiligingsleveranciers.

Verwerkt een leverancier in onze opdracht persoonsgegevens, dan maken we waar nodig passende afspraken over gegevensverwerking. We delen gegevens alleen als dat nodig is voor het betreffende doel of als we daartoe wettelijk verplicht zijn.

8. Verwerking buiten de Europese Economische Ruimte

Sommige leveranciers kunnen persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken. Gebeurt dat, dan zorgen we voor een geldige juridische basis en passende waarborgen volgens de AVG, bijvoorbeeld een adequaatheidsbesluit of passende contractuele waarborgen.

Voor livegang aanvullen op basis van de werkelijk gebruikte leveranciers.

9. Cookies en analytics

De website kan functionele cookies gebruiken die nodig zijn om de website goed te laten werken. Gebruiken we analytics, marketingcookies of andere niet-noodzakelijke technieken, dan informeren we je daarover en vragen we waar nodig vooraf toestemming.

Voor livegang aanpassen aan de werkelijke technische situatie.

10. Hoe beveiligen we persoonsgegevens?

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen onder andere verlies, onbevoegde toegang, onbedoelde wijziging en misbruik. Welke maatregelen passend zijn, hangt af van de aard van de gegevens, de verwerking en de risico’s. Ook beperken we de toegang tot persoonsgegevens zoveel mogelijk tot personen en leveranciers die ze voor hun werk nodig hebben.

11. Jouw privacyrechten

Je hebt, afhankelijk van de situatie, het recht om:

• inzage te vragen in je persoonsgegevens;
• onjuiste persoonsgegevens te laten corrigeren;
• persoonsgegevens te laten verwijderen;
• de verwerking te laten beperken;
• bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen;
• persoonsgegevens over te laten dragen, als het recht op dataportabiliteit van toepassing is;
• toestemming in te trekken, als de verwerking op toestemming is gebaseerd.

Wil je een van deze rechten uitoefenen? Neem dan contact met ons op via [privacy- of contactadres]. We kunnen om aanvullende informatie vragen als dat nodig is om je identiteit te controleren.

12. Klacht indienen

Heb je een klacht over de manier waarop wij met persoonsgegevens omgaan? Neem dan bij voorkeur eerst contact met ons op, zodat we kunnen proberen het op te lossen. Je hebt daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

13. Gegevens van anderen

Vul via onze formulieren of de Quickscan bij voorkeur geen persoonsgegevens van andere personen in, tenzij je daar een goede reden en een geldige basis voor hebt. Om een bedrijfsproces te analyseren hebben we meestal geen echte klant-, medewerker- of andere persoonsgegevens nodig.

14. Wijzigingen

Onze dienstverlening en de gebruikte technologie kunnen veranderen. Daarom kunnen we deze privacyverklaring aanpassen. De meest actuele versie staat altijd op onze website, met bovenaan de datum van de laatste wijziging.